Réceptionniste et coordonnatrice ou coordonnateur de bureau junior ou intermédiaire

Après 23 années à la réception de Jodoin Lamarre Pratte architectes, notre collègue Louise Jeanson prendra prochainement une retraite bien méritée.

Pendant plus de deux décennies, elle aura accueilli avec attention, entregent et une redoutable efficacité clients, partenaires et membres de l’équipe — en personne comme au bout du fil — et offert une aide précieuse au quotidien. Des cohortes d’architectes, de technologues et de designers ont franchi nos portes en étant reçues par elle — et c’est peu dire qu’elle laissera un grand vide (et de grands souliers à chausser !). Toute la firme tient à la remercier chaleureusement pour son dévouement, sa rigueur et son professionnalisme, et compte bien profiter des quelques mois qu’il lui reste parmi nous avant de la célébrer comme il se doit.

Le moment est donc venu d’assurer sa succession. Nous sommes à la recherche d’une personne qui, comme elle, saura conjuguer service à la clientèle, coordination logistique et soutien administratif, pour occuper le poste de réceptionniste et coordonnatrice ou coordonnateur de bureau — un rôle polyvalent au cœur des opérations de la firme.

Tâches et responsabilités 

• Accueillir les clients, les partenaires et les visiteurs avec professionnalisme et chaleur, et veiller à leur confort dès leur arrivée
• Assurer le filtrage et la redirection des communications générales de la firme (appels et courriels)
• Recevoir, trier et distribuer le courrier, les colis et les livraisons, et coordonner les envois par messagerie
• Superviser et/ou prendre en charge la logistique des réunions, des dîners-conférences et des événements corporatifs en collaboration avec les équipes internes (réservations, aménagement, matériel, traiteur)
• Coordonner l’entretien préventif et correctif des installations en supervisant les fournisseurs externes (plomberie, électricité, systèmes d’alarme, entretien paysager) et en assurant le respect du calendrier des inspections annuelles obligatoires
• Assurer la mise à jour de la liste des catalogues et représentants de la matériauthèque pour soutenir efficacement les équipes de conception dans leurs projets
• Gérer les inventaires et effectuer les commandes de fournitures de bureau et d’équipements de protection individuelle obligatoires sur les chantiers
• Collaborer à la gestion des accès physiques du bâtiment
• Assurer le suivi administratif des adhésions à l’Ordre des architectes du Québec (OAQ)
• Veiller au maintien des standards de qualité et de design de la firme, notamment en s’assurant que l’aire d’accueil, les salles de conférence et les espaces communs soient impeccables en tout temps

Compétences demandées et exigences 

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou en techniques administratives, ou une combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente
• Posséder un minimum de trois années d’expérience pertinente en réception, en coordination de bureau ou en service à la clientèle
• Détenir une excellente maîtrise du français parlé et écrit
• Détenir une bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit afin d’interagir avec notre clientèle et nos partenaires anglophones
• Maîtriser la suite Microsoft 365
• Avoir de la facilité à apprendre de nouveaux systèmes techniques de gestion du bâtiment (sécurité, accès, communications)

Profil recherché 

• Entregent marqué, communication fluide et souci d’offrir une expérience client de haut niveau
• Grande autonomie dans la gestion des priorités et proactivité face aux besoins du bureau
• Rigueur et discrétion absolues dans le traitement d’informations confidentielles
• Aptitude à coordonner efficacement des intervenants externes et à collaborer avec les équipes internes
• Capacité à procéder avec calme et courtoisie, même lors de journées de forte affluence ou en situation d’imprévu
• Maturité professionnelle et sens de l’organisation
• Intérêt pour l’architecture et le design (atout)

Salaire et principaux avantages 

• Salaire concurrentiel, établi à l’entrevue en fonction de l’expérience de la personne candidate
• REER collectif avec contribution de l’employeur
• Programme d’assurance collective avantageux incluant l’assurance dentaire et la télémédecine
• 10 jours de congé de maladie payé par année, dont 3 peuvent être pris pour le bien-être, sans justification
• Remboursement brut de 70 % des frais d’abonnement à des activités physiques ou sportives, incluant l’abonnement saisonnier BIXI
• Plusieurs services à proximité : milieu de vie effervescent du quartier Angus, station de métro Préfontaine, lignes fréquentes de bus et pistes cyclables
• Point de chute des Fermes Lufa réservé aux employés
• Espaces de stationnement gratuits
• Rangement à vélos intérieur
• Service de massothérapie sur place
• Plusieurs activités sociales et sportives tout au long de l’année
• Toit-terrasse à la disposition des employés
• Possibilité d’horaire flexible avec vendredis après-midi de congé
• Horaire de travail de minimum 35h/semaine

Veuillez prendre note que votre candidature (lettre de motivation et CV ) doit être présentée en français, que seuls les candidats retenus pour une entrevue sont contactés et que deux références seront exigées pour l’embauche.

Ce poste ne correspond pas tout à fait à votre profil ? N’hésitez pas à nous faire parvenir en tout temps une candidature spontanée à l’adresse courriel ressources.humaines@jlp.ca 

Jodoin Lamarre Pratte architectes est un employeur responsable envers son personnel et veille à fournir un environnement de travail respectueux, inclusif, valorisant et épanouissant. La stabilité, la force et la complémentarité des ressources favorisent la richesse des échanges et le bon développement des projets. Les employés ont l’opportunité de relever des défis complexes et stimulants. Chaque personne est essentielle à la réussite collective et à la pérennité des bonnes relations avec nos clients.